Citra Public Relation Dalam Menjembatani Arus Informasi
 |
| Foto oleh Ralph Chang, diunduh melalui pexels.com |
Penulis: Naufal Zaidan Aryunsah (Anggota Bidang Riset Pengembangan dan Keilmuan, PK Ibnu Rusyd)
Public relation merupakan peran yang dijalankan oleh sekelompok orang di lingkup organisasi maupun institusi dengan arah gerak menjembatani atau penghubung antara pihak internal dan pihak eksternal. Public relation tentu menjadi bidang vital dalam sebuah susunan kepengurusan atau jajaran, public relation yang dapat ditemui di perkumpulan formal diantaranya: organisasi, ketenaga kerjaaan, lembaga pemerintahan, instansi, perinduatrian, maupun kenegaraan. Sedangkan public relation di perkumpulan informal sendiri contohnya terdapat pada komunitas, paguyuban, kalangan pendukung kompetisi atau instansi, serta golongan suku dan ras. Public relation juga memiliki peran yang beragam.
Pertama, public relation harus bisa mengelola media komunikasi. Media komunikasi yang dimaksud adalah media sosial, jaringan telepon, email, sms, dan fax. Upaya manajemen komunikasi ini dilakukan dengan cara pencantuman contact person pengurus hubungan masyarakat, pemberian informasi, penawaran, permohonan atau permintaan, sekaligus pengambilan keputusan antara kedua pihak. Kedua, public relation harus sanggup melakukan mobilisasi. Mobilisasi ini dilakukan apabila ada keperluan berinteraksi secara langsung dengan jarak jauh. Misalnya dalam rangka survey lokasi, delegasi, perencanaan, sosialisasi, penyuluhan, atau evaluasi pada agenda masyarakat di setiap daerah yang sedang berlangsung. Ketiga, seorang public relation harus komunikatif. Komunikasi dalam public relation adalah aktivitas yang memutar otak, karena efek dari komunikasi public relation harus bisa persuasif, kompromi, negoisasi menggiring opini, dan koalisi. Di sisi lain komunikasi seorang public relation juga memperhatikan manajemen waktu sekaligus etika demi menjaga citra diri sendiri maupun sebuah instansi.
Public relation sendiri juga memiliki dua kategori, yaitu internal dan eksternal. Public relation internal adalah aktivitas kepengurusan yang berlangsung dalam tubuh organisasi atau instansi itu sendiri, mengatur hubungan antara anggota dengan anggota maupun anggota dengan pimpinan. Public relation internal memiliki fungsi sebagai perekat sekaligus pemantik yang diharapkan mampu mengajak seluruh personal di suatu instansi dapat bergerak secara bersama sama. Sedangkan public relation eksternal berfungsi untuk menangani arus hubungan dari luar yang tak terikat pada sebuah organisasi, contohnya seperti mitra, sponsor, media partner, tamu undangan, narasumber, dan segala pihak yang sebelumnya tak saling mengenal. Namun dari situlah tugas public relation eksternal untuk mengajak atau mengajukan tawaran terhadap pihak luar guna meraih tujuan serta menerima kebutuhan yang direncanakan oleh suatu orgnasiasi.
Profesionalitas public realtion ditinjau dari dua sikap, yaitu ketepatan dan kecepatan. Ketepatan yang dimaksud dalam ranah public relation adalah indikator antara gambaran dan keberhasilan public relation dalam memantik sasarannya, jadi untuk meraih ketepatan public relation perlu mendalami keterampilan berkomunikasi yang baik dengan target partner, bahkan sebelum eksekusi permulaan hubungan, public relation perlu memperkirakan peluang diterima atau ditolaknya sebuah penawaran yang diajukan. Kecepatan sendiri tentunya tertuju pada respon public relation dalam menanggapi arus informasi, semakin cepat respon public relation maka semakin baik pula relasinya, hal ini dikarenakan kecepatan dalam merespon pesan atau memberi feedback pada suatu pihak akan mendatangkan keuntungan, kesiapan lebih matang, sekaligus memperoleh stigma kepercayaan dari pihak yang ingin diajak berkoalisi.
Public relation pun juga mempunyai tantangan dalam pelaksanaannya. Tantangan komunikasi yang terjadi pada hubungan masyarakat bisa diakibatkan karena keterbatasan media, anggaran dana, persetujuan, kesalahpahaman, dan sikap tertutup suatu pihak, sehingga menimbulkan penolakan atau ketidak sepakatan antara dua pihak dalam melakukan kompromi. Tantangan dasar public relation sebenarnya berakar dari individu atau kelompok yang menjalankan perannya, apabila aktor komunikasi pada public relation tidak memiliki kepekaan menghadapi kondisi terkini dan kondisi yang akan datang maka dipastikan koordinasi public relation akan menjadi buruk pula. Ketanggapan, kemampuan filterisasi informasi, kelihaian mencari perhatian, kemudian kecepatan dalam responsifitas adalah acuan seorang public relation agar hasil perencanaan sekaligus hasil pelaksanaan bisa tercapai sesuai dengan imajinasi bersama, karena jika public relation tidak punya strategi dalam perencanan atau minim tindak lanjut pada suatu progres, maka akan berakibat hilangnya kesempatan mewujudkan harapan bersama, relasi, bantuan, bahkan terancam gagalnya susunan kegiatan.
Upaya menjadi seorang public relation yang baik dan benar harus dimulai dengan kemauan melakukan komunikasi secara bertahap. Diawali dengan mengkomunikasikan segala ide maupun tanggapan pada sesama rumpun internal, memberanikan diri untuk berkonsultasi pada sesama anggota hingga pihak luar dalam menanggapi problem solving, manejemen komunikasi seorang public relation harus on time pada pihak manapun, baik melalui saluran komunikasi berbasis jaringan internet seperti sosial media sekaligus agenda face to face yang membutuhkan mobilitas. Jadi ketika memilih public relation, individu harus mengatur karakter dirinya sendiri untuk memiliki keterbukaan pada siapa pun, dalam menjalin relasinya seorang public relation tidak dianjurkan cuma bermutual secara mengetahui identitas maupun pertukaran informasi sosial media, melainkan membentuk pola komunikasi yang konsisten, dinamis, kalau perlu bisa memahami gaya bicara maupun sikap suatu pihak yang terlibat pada sasaran public relation.
